MS Outlook e i suoi megafile .pst

[Trattore]

Outlook era un ottimo client di posta se connesso a Exchange
...
A casa uso praticamente da sempre Thunderbird
...Non è eccezionale ma è più che decente.

Tecnicamente non ho competenza per dare giudizi.
Da utilizzatore posso dire che dove lavoro uso Outlook con Exchange sul server ed a casa da circa 3 anni uso Thunderbird: personalmente nella gestione degli allegati di posta preferisco Outlook, ma visto la differenza di prezzo... a casa sono disposto a chiudere anche 2 occhi

[Matty90]

"Bene" no anche perchè non lo uso da un po'.
L'unico modo è spezzare il PST, usando la funzione per archiviare parte della posta in altri files .pst che poi possono anche essere mantenuti scollegati. Poi un minimo di compattazione e verifica d'integrità si può fare ma se la posta c'è non la fai sparire... Quindi la puoi solo archiviare.

che brutta cosa!

Iniziamo con calma. Outlook ha la proprietà di due files: .ost e .pst
Il primo (.ost) è l'outlook data file, può essere visto come una sorta di database in cui vengono registrate tutte le operazione che il client outlook fa tra cui, ad esempio, la cache locale degli indirizzi mail utilizzati oltre chiaramente alla copia locale delle mail (sempre fare attenzione al protocollo usato tra IMAP E POP3). Questo file si "ingrossa" sempre di più, anche cancellando oggetti (email .msg, allegati o quant'altro). Con Exchange e Office 2016 si autoadatta, ma fino ad un certo punto.
Il secondo .pst), invece, è il file di archivio di outlook.

Se hai un file locale solo, probabilmente si tratta dell'.ost. Questo file continuerà ad aumentare fino a che non viene effettuata la compattazione dell'archivio. Nel caso in cui il tuo client Outlook è collegato ad un server Exchange puoi anche decidere di cancellare il file in modo sicuro, in quanto all'avvio di outlook il file verrà ricreato da zero con le opportune dimensioni. Non so se la cosa funziona anche in caso di impostazioni su server pop3/imap esterni. La dimensione consigliata da Microsoft è quella di mantenere il file .ost sotto il limite della casella di posta, ma preferibilmente entro 5Gb (personalmente e professionalmente ti consiglio di abbassarlo ancora a 2.5Gb massimi).

Il file .pst invece è un file di archivio semplice. Anche questo, se alimentato continua ad aumentare. La compattazione dei file .pst te la sconsiglio, cosiccome lo split dello stesso in più files. Sempre per esperienza personale ti consiglio di non superare i 15Gb, in quanto inizia ad essere una mole importante di mail e la corruzione dello stesso è molto probabile. Preferisco spostare manualmente in un nuovo pst le varie cartelle/mail/allegati piuttosto che splittare il file in altri. L'operazione è più sicura.

Per il tenerli scollegati, è vero, ma fate sempre attenzione alla compatibilità client tra le varie versioni di outlook!

[frakka]

Occhi Matty: il file OST è una cache locale della casella postale di Exchange. Se l'account non è collegato a Exchange non c'è alcun file .OST
Il pst invece è utilizzato sia per gli archivi che per le caselle locali (quindi anche nel caso si stia usando Outlook solo con un account Pop3)

[Matty90]

Il pst invece è utilizzato sia per gli archivi che per le caselle locali (quindi anche nel caso si stia usando Outlook solo con un account Pop3)

Ecco questo non lo sapevo!

[frakka]

Per la questione di "splittare" il file mi riferivo all'uso della funzione di archiviazione in altri data file pst, non mi pare che Outlook preveda un modo per dividere un unico archivio in file multipli.

[Matty90]

Outlook no, ma purtroppo ci sono tool di terze parti che lo fanno

[pgfiore]

Alcuni miei Utenti ne creano di nuovi con limiti di data. Tipo che si fanno posta2015, posta2016 eccetera.

Cloud vi fa schifo? Io con O365 mi son tolto molti problemi non appena ho spento Exchange e non va male.
Anche la parsonale la tengo su google...

p.s. OST non è un database, ma una cache. Puoi buttarlo in ogni momento con pochi problemi.

[Matty90]

Si, vero, ma era per fare capire all'utente meno preparato quello che esso contiene.

[Luma]

Alcuni miei Utenti ne creano di nuovi con limiti di data. Tipo che si fanno posta2015, posta2016 eccetera.

Interessante questa soluzione... ma poi, quando devi consultare una cartella di Outlook e vorresti vedere contemporaneamente la posta di un anno e dell'altro, cosa succede?

[frakka]

Li puoi anche tenere collegati contemporaneamente