MS Outlook e i suoi megafile .pst
Da circa 15 anni uso MS Outlook per gestire la posta elettronica, non mi ha mai dato nessun problema, ma c'è un particolare che trovo "ingombrante" ed è quel unico megafile .pst che oggi ha superato i 10 GB.
C'è qualcuno che conosce bene questa applicazione sa dirmi se esiste un modo per superare questo "problemino"?
"Bene" no anche perchè non lo uso da un po'.
L'unico modo è spezzare il PST, usando la funzione per archiviare parte della posta in altri files .pst che poi possono anche essere mantenuti scollegati. Poi un minimo di compattazione e verifica d'integrità si può fare ma se la posta c'è non la fai sparire... Quindi la puoi solo archiviare.
Questa è la storia di 4 persone chiamate Ognuno, Qualcuno, Ciascuno e Nessuno. C'era un lavoro importante da fare e Ognuno era sicuro che Qualcuno lo avrebbe fatto. Ciascuno poteva farlo, ma Nessuno lo fece, Qualcuno si arrabbiò perché era il lavoro di Ognuno. Ognuno pensò che Ciascuno potesse farlo, ma Ognuno capì che Nessuno l'avrebbe fatto. Finì che Ognuno incolpò Qualcuno perché Nessuno fece ciò che Ciascuno avrebbe potuto fare.
MS Outlook mi è sempre sembrato un programma molto intuitivo e facile da usare, almeno per le sue funzioni principali, così cominciai ad usarlo senza mai dedicare un pò di tempo per studiarmelo.
Ora, conoscendo solo quel poco che mi è servito fino ad oggi, mi chiedevo se c'è un modo per gestire meglio questo megafile sensa necessariamente trascinarsi dietro tutto.
Tu Frakka con cosa lo hai sostituito?
Outlook era un ottimo client di posta se connesso a Exchange o, al limite, se utilizzato in POP3.
Verso un server IMAP, a mio parere, è sempre stato praticamente inutilizzabile.
Non che siano rimaste molte alternative, a dire la verità...
A casa uso praticamente da sempre Thunderbird collegato in IMAP al server di posta, principalmente perchè è l'unico client di posta che posso usare su Windows e Linux. Da quando lavoro per un'azienda che non usa Exchange, sono passato a Thunderbird anche a lavoro e mi trovo comunque benino. Non è eccezionale ma è più che decente.
Questa è la storia di 4 persone chiamate Ognuno, Qualcuno, Ciascuno e Nessuno. C'era un lavoro importante da fare e Ognuno era sicuro che Qualcuno lo avrebbe fatto. Ciascuno poteva farlo, ma Nessuno lo fece, Qualcuno si arrabbiò perché era il lavoro di Ognuno. Ognuno pensò che Ciascuno potesse farlo, ma Ognuno capì che Nessuno l'avrebbe fatto. Finì che Ognuno incolpò Qualcuno perché Nessuno fece ciò che Ciascuno avrebbe potuto fare.
Qualche anno fa pure io fui tentato di passare a Thunderbird, proprio per il megafile che stava crescendo, ma poi proseguii con MS Outlook.
Tecnicamente non ho competenza per dare giudizi.
Da utilizzatore posso dire che dove lavoro uso Outlook con Exchange sul server ed a casa da circa 3 anni uso Thunderbird: personalmente nella gestione degli allegati di posta preferisco Outlook, ma visto la differenza di prezzo... a casa sono disposto a chiudere anche 2 occhi
che brutta cosa!
Iniziamo con calma. Outlook ha la proprietà di due files: .ost e .pst
Il primo (.ost) è l'outlook data file, può essere visto come una sorta di database in cui vengono registrate tutte le operazione che il client outlook fa tra cui, ad esempio, la cache locale degli indirizzi mail utilizzati oltre chiaramente alla copia locale delle mail (sempre fare attenzione al protocollo usato tra IMAP E POP3). Questo file si "ingrossa" sempre di più, anche cancellando oggetti (email .msg, allegati o quant'altro). Con Exchange e Office 2016 si autoadatta, ma fino ad un certo punto.
Il secondo .pst), invece, è il file di archivio di outlook.
Se hai un file locale solo, probabilmente si tratta dell'.ost. Questo file continuerà ad aumentare fino a che non viene effettuata la compattazione dell'archivio. Nel caso in cui il tuo client Outlook è collegato ad un server Exchange puoi anche decidere di cancellare il file in modo sicuro, in quanto all'avvio di outlook il file verrà ricreato da zero con le opportune dimensioni. Non so se la cosa funziona anche in caso di impostazioni su server pop3/imap esterni. La dimensione consigliata da Microsoft è quella di mantenere il file .ost sotto il limite della casella di posta, ma preferibilmente entro 5Gb (personalmente e professionalmente ti consiglio di abbassarlo ancora a 2.5Gb massimi).
Il file .pst invece è un file di archivio semplice. Anche questo, se alimentato continua ad aumentare. La compattazione dei file .pst te la sconsiglio, cosiccome lo split dello stesso in più files. Sempre per esperienza personale ti consiglio di non superare i 15Gb, in quanto inizia ad essere una mole importante di mail e la corruzione dello stesso è molto probabile. Preferisco spostare manualmente in un nuovo pst le varie cartelle/mail/allegati piuttosto che splittare il file in altri. L'operazione è più sicura.
Per il tenerli scollegati, è vero, ma fate sempre attenzione alla compatibilità client tra le varie versioni di outlook!
WS HOME (in pensione): i7 7700k @ 5.2Ghz cooled by Custom Loop - Asus Maximus IX Apex - Asus Strix 980Ti - 16Gb Gskill TridentZ F4-3866C18 - Antec HCP 1000W Platinum - 3 x WD 500Gb (Dati) - Samsung Evo 840 (SO) - Win10 Pro x64
WS LAB: Ryzen 2700x cooled by Corsair H100i V2 - Asus Rog Strix x370-i Gaming - 32Gb GSkill TridentZ RGB 3600Mhz - Zotac GTX1060 Mini 6GB - Thermaltake Smart Pro RGB 650W - Sabrent 1TB - MP500 NvME 250Gb come cache disk - Win10 Pro x64 - Phanteks Evolv ITX Glass --- Virtualization with Hyper-V
My HPE MicroServer: Configurazione e Setup
Non ho però capito esattamente qual'è il problema con outlook...
Questa è la storia di 4 persone chiamate Ognuno, Qualcuno, Ciascuno e Nessuno. C'era un lavoro importante da fare e Ognuno era sicuro che Qualcuno lo avrebbe fatto. Ciascuno poteva farlo, ma Nessuno lo fece, Qualcuno si arrabbiò perché era il lavoro di Ognuno. Ognuno pensò che Ciascuno potesse farlo, ma Ognuno capì che Nessuno l'avrebbe fatto. Finì che Ognuno incolpò Qualcuno perché Nessuno fece ciò che Ciascuno avrebbe potuto fare.
Il "problema" è costituito dalla dimensione di questo megafile .pst da 10 GB.
Sarebbe bello avere un file per ogni anno, comunque sempre consultabili contemporaneamente tramite Outlook.
Anni fa provai ad alleggerire questo file eliminando tutte quelle cartelle ed email considerate obsolete, ma non ha funzionato, nel senso che, strada facendo, ogni tanto capita di dover andare a consultare cose vecchie.
Sinceramente, così com'è non è un grosso problema, anzi probabilmente è solo una mia paturnia che mi fa guardare con fastidio ad un file di quella dimensione.
Non mi ricordo se c'era un limite nella dimensione massima dei pst (come il limite di 2gb per i files di Outlook Express, oltre il quale non si poteva andare e iniziava a perdersi i messaggi).
La divisione in anni si può fare, usando la funzione di archiviazione: Non era un processo proprio immediato, bisogna cercare un po' nelle impostazioni.
Questa è la storia di 4 persone chiamate Ognuno, Qualcuno, Ciascuno e Nessuno. C'era un lavoro importante da fare e Ognuno era sicuro che Qualcuno lo avrebbe fatto. Ciascuno poteva farlo, ma Nessuno lo fece, Qualcuno si arrabbiò perché era il lavoro di Ognuno. Ognuno pensò che Ciascuno potesse farlo, ma Ognuno capì che Nessuno l'avrebbe fatto. Finì che Ognuno incolpò Qualcuno perché Nessuno fece ciò che Ciascuno avrebbe potuto fare.
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